Completar las Declaraciones de Nómina Salarial
¿Cómo calculo la prima de nómina salarial y completo mi declaración?
¿Qué es una Declaración de Nómina Dividida?
¿Cómo calculo las horas extras en mi declaración de nómina salarial?
¿Cómo declaro a los funcionarios cubiertos?
He perdido o extraviado mi declaración de la nómina salarial. ¿Cómo puedo obtener otra?
Cometí un error en mi declaración de nómina salarial. ¿Cómo lo corrijo?
¿Tengo que enviar una declaración de nómina salarial si no tengo nómina salarial?
¿Debo conservar una fotocopia de mi declaración de nómina salarial para mis registros?
Presentación de Declaraciones de Nómina Salarial
¿Cómo presento mi declaración de nómina salarial?
¿Debo firmar todas las páginas de mi declaración de nómina salarial?
Completar las Declaraciones de Nómina Salarial
¿Cómo calculo la prima de nómina salarial y completo mi declaración?
Si está en régimen de facturación estipulada, no necesita calcular la prima de la nómina salarial. Tiene que completar una declaración de nómina salarial.
Modelo de Declaración de Nómina Salarial
Si su póliza aún no está en un ciclo de facturación estipulada, esto es lo que normalmente verá cuando le enviemos una declaración de nómina salarial.
A) Los Códigos de Clase son los sistemas de codificación numérica para asignar las funciones de los puestos de trabajo.
B) Una descripción del trabajo realizado explica a qué hacen referencia los códigos de clase.
C) La tarifa intermedia es el importe que se le cobra por cada cien dólares, incluidos los descuentos (si procede). Determinamos la tarifa intermedia en sus declaraciones de nómina salarial multiplicando la tarifa base por cualquier descuento (como grupo, clasificación de méritos y factor de descuento de primas) para el que esté calificado.
D) Una modificación de la experiencia (ex-mod) es un modificador de la prima calculado por la Oficina de Clasificación del Seguro de Compensación de los Trabajadores. La evaluación de la experiencia permite que la prima de un empleador refleje su propia experiencia de pérdidas (frecuencia y gravedad de los reclamos de los trabajadores lesionados) en comparación con la experiencia de pérdidas promedio de otros empleadores de California en la misma industria. Hay una serie de variables que influyen en que una ex-mod sea superior o inferior al promedio (100%). Para obtener mayor información, sírvase visitar el sitio web WCIRB.
Cálculo de la Nómina Salarial
Para calcular la nómina salarial:
- En primer lugar, introduzca la nómina salarial bruta total (salarios totales de los empleados antes de impuestos y otras deducciones) para el periodo de declaración en la tercera columna, en la línea correspondiente al código de clase apropiado.
- Para calcular la prima adeudada, multiplique el total de la masa salarial bruta [A] por la tarifa provisional que figura en la 4ª columna, luego divídala por 100 e introdúzcala en la línea correspondiente de la columna PRIMA.
- Sume las cifras de la columna PRIMA [B] para obtener la prima bruta.
- Por último, multiplique la prima bruta por su porcentaje de Modificación de la Experiencia (Ex-Mod) para determinar la prima total adeudada.
El Fondo Estatal debe recibir su declaración de nómina salarial y el pago antes de la fecha indicada.
- Si no tiene ninguna nómina salarial para el período de declaración, es crucial que complete la declaración escribiendo la palabra «Ninguna» en CADA página de la declaración, firme, feche y devuelva al Fondo Estatal en el sobre proporcionado.
- Asegúrese de firmar y fechar TODAS las páginas de la declaración en la parte inferior.
- No es necesario que incluya sus registros de nóminas salariales (los solicitaremos en la auditoría de final de año, de ser necesario).
Mi póliza es de facturación estipulada. ¿Tendré que seguir completando las declaraciones de la nómina salarial?
Si su póliza es de facturación estipulada, deberá seguir completando los informes semestrales de nóminas salariales; sin embargo, en dichos informes no tendrá que calcular la prima.
¿Qué es una Declaración de Nómina Dividida?
Se envía un informe de nómina dividida cuando hay una Fecha de Clasificación de Anualidad en su póliza que cae después del mes y día en que las tarifas, planes de clasificación y sistemas de clasificación se aplican inicialmente a una póliza. Deberá anotar su nómina salarial para cada período especificado.
Modelo de Declaración de Nómina Dividida
¿Cómo calculo las horas extras en mi declaración de nómina salarial?
Ejemplo:
Total de Horas = 40
Horas Extra = 8
Tarifa de Pago = $16.00
Tarifa de Horas Extra = $16.00 x 1 ½ = $24.00 por hora
40 horas regulares trabajadas x $16.00 por hora = $640.00
+ 8 horas extra trabajadas x $24.00 por hora = $192.00
Nómina Salarial Total (640.00 + $192.00) = $832.00 Nómina Salarial Total
En el caso de las horas extra, no se paga la prima por la parte que excede de la tarifa salarial ordinaria. Para las tarifas de “tiempo y medio”, como en este ejemplo, para calcular fácilmente la porción excedente de horas extra, tome la porción total de horas extra de $192.00 y divídala entre 3. Este es el importe exento. Deduzca el importe exento del total de la nómina salarial para obtener el importe por el que se cobrará la prima.
Ejemplo: $192,00 ÷ 3 = $64,00 de excedente de horas extra
$832,00 de nómina salarial total menos $64,00 de excedente de horas extra = $768,00 sobre los que se cobra la prima.
Estoy completando mi declaración de la nómina salarial, pero necesito una clasificación adicional. ¿Qué debo Hacer?
Contacte al Fondo Estatal en Línea al (888) 782-8338. Proporcione una descripción completa del puesto del empleado y la clasificación podrá añadirse a la póliza. Le rogamos que no declare la nómina en la nueva clasificación hasta que haya sido revisada y endosada a su póliza.
Cuestionario sobre Funciones del Puesto
¿Cómo declaro a los funcionarios cubiertos?
Los funcionarios y socios están cubiertos por las prestaciones a menos que estén específicamente excluidos por una cláusula adicional. Cuando los socios comerciales, funcionarios ejecutivos o directores estén cubiertos por la póliza, la cobertura se otorgará según la clasificación vigente o de calificación superior aplicable a las tareas laborales específicas de los empleados supervisados. Los socios y funcionarios corporativos están sujetos a las limitaciones salariales mínimas/máximas de la Oficina de Clasificación de Seguros de Compensación de los Trabajadores (WCIRB, por sus siglas en inglés). Los directores están sujetos a una remuneración real.
Declare la nómina de cada funcionario o socio cubierto, sujeto a la “remuneración mínima y máxima” por año, que es el importe de nómina salarial más bajo y más alto utilizado para calcular la prima para la cobertura de los funcionarios. La Oficina de Clasificación de Seguros de Compensación de los Trabajadores de California (WCIRB) establece importes anuales mínimos y máximos que las compañías de seguros deben solicitar para los funcionarios cubiertos. Para las pólizas que se inicien o renueven en 2019, el mínimo es de $52,000 y el máximo de $133,900. Esto significa que si un funcionario ganó $40,000 para el año de póliza 2019, la prima se basaría en $52,000. Del mismo modo, si un funcionario gana $140,000 para el año de póliza 2019, la prima para la cobertura de ese funcionario se basaría en $133,900. La prima se basa en el salario real para los ingresos comprendidos entre el mínimo y el máximo. Tenga en cuenta que para las pólizas que se inicien o renueven en el año de póliza 2020, el mínimo es de $54.600 y el máximo de $139,100.
-
- El nombre del funcionario/socio.
- El cargo del funcionario/socio.
- Una descripción de las funciones de su trabajo.
- Su código de clase.
- Nómina salaria bruta total del funcionario/socio.
- Indique «SÍ» o «NO» si la nómina salarial declarada en la columna E también figura en la parte superior de la declaración.
He perdido o extraviado mi declaración de la nómina salarial. ¿Cómo puedo obtener otra?
Puede llamar al Centro de Atención al Cliente al (888) 782-8338 para solicitar una nueva declaración. Podemos enviarle la nueva declaración por correo electrónico, fax o correo postal. Puede registrarse en Fondo Estatal en Línea e inscribirse en el programa de nómina electrónica y pago electrónico para declarar su nómina salarial y presentar el pago en línea. Sin embargo, no podrá imprimir una declaración duplicada.
Cometí un error en mi declaración de nómina salarial. ¿Cómo lo corrijo?
Si ha cometido un error al completarla en línea, llame al (888) 782-8338, antes de la 1:00 p.m. del mismo día hábil, y nuestro Centro de Servicio al Cliente podrá hacer la debida corrección. Si tiene una copia en papel de la declaración ya presentada, puede hacer las correcciones en la copia, volver a firmar, volver a fechar y escribir “Revisada” en la declaración, antes de volver a enviarla con los cambios. Volviendo a firmar, agregando la nueva fecha y escribiendo «Revisado» en la declaración, podemos verificar cuándo se hicieron los cambios.
Si no dispone de una copia del informe presentado anteriormente, póngase en contacto con el Centro de Atención al Cliente llamando al (888) 782-8338. Podemos enviarle la declaración por correo postal, fax o correo electrónico. Una vez que haya hecho todas las correcciones, vuelva a firmar, feche y escriba “Revisada” y, a continuación, envíe el informe por fax al número (800) 268-3635 o por correo postal a la siguiente dirección:
State Compensation Insurance Fund
P.O. Box 51092
Los Angeles, CA 90051-5392
¿Tengo que enviar una declaración de nómina salarial si no tengo nómina salarial?
Sí, simplemente escriba "ninguna" en cada página, firme y feche la declaración y envíela por correo para notificarnos que no ha tenido nóminas salariales. Si inicia sesión en su póliza en Fondo Estatal en Línea, puede declarar la nómina salarial y realizar un pago.
¿Debo conservar una fotocopia de mi declaración de nómina salarial para mis registros?
Le recomendamos que conserve una copia de sus declaraciones y registros de nóminas salariales durante al menos siete años, al igual que haría con sus registros fiscales.
Presentación de Declaraciones de Nómina Salarial
¿Cómo presento mi declaración de nómina salarial?
Existen tres formas distintas de presentar sus declaraciones de nómina salarial.
- Envíe la nómina salarial electrónicamente inscribiéndose en Fondo Estatal en Línea. El Fondo Estatal en Línea tiene muchas ventajas, entre ellas, le permite declarar todas sus nóminas salariales y pagar las primas electrónicamente. Visite Fondo Estatal en línea o llame al (888) 782-8338.
- También puede declarar su nómina salarial en línea haciendo clic en el enlace Efectuar un pago/ Declarar la nómina salarial en la página de inicio de este sitio web.
- La tercera alternativa es enviar por correo su declaración de nómina salarial y el pago en el sobre adjunto al formulario de declaración. Si ha extraviado el sobre, envíe por correo su declaración de nómina salarial a:
State Compensation Insurance Fund
P.O. Box 51092
Los Angeles, CA 90051-5392
¿Debo firmar todas las páginas de mi declaración de nómina salarial?
Sí, para certificar que cada página de su declaración es exacta; es necesario firmar, fechar y presentar todas las páginas, aunque no declare ninguna nómina salarial.
¿Dónde envío mi declaración de nómina salarial si mi póliza corre el riesgo de ser cancelada próximamente?
Para evitar la cancelación de su póliza, realice una de las siguientes acciones:
- Acceda a su cuenta en statefundca.com para declarar la nómina salarial y efectuar un pago.
- Sin necesidad de iniciar sesión, puede enviar su(s) declaración(es) de nómina salarial pendiente(s) y pagar la prima haciendo clic en el enlace Realizar un Pago de la página de inicio de este sitio web.
- También puede ponerse en contacto con nosotros al (888) 782-8338 para declarar su nómina salarial y efectuar el pago con su tarjeta VISA, MasterCard o American Express.
¿Cómo puedo verificar que el Fondo Estatal ha recibido y contabilizado mi declaración de nómina salarial?
Puede comprobar fácilmente su póliza iniciando sesión en statefundca.com para verificar que se ha recibido su declaración de nómina salarial y el pago. También puede inscribirse en e-nómina y e-pago, que le permite declarar su nómina salarial en línea y pagar su prima directamente desde su cuenta bancaria. Para más información sobre los beneficios de Fondo Estatal en Línea, o para registrarse, visite Beneficios de Fondo Estatal en Línea o llame al (888) 782-8338.