Para reducir los inconvenientes y el estrés, es bueno tener sus registros bien organizados antes de que se requiera una auditoría. También es importante tener en cuenta que si hay un cambio en la propiedad, los títulos corporativos o las acciones de su empresa, esto podría afectar la prima de su póliza y debe ser informado de inmediato. También debe informar los cambios importantes a la nómina salarial a su agente o aseguradora a medida que ocurran.

La nómina salarial estimada puede ser modificada durante el periodo de la póliza y cualquier prima adicional que se deba pagar puede ser distribuida en varios pagos. Informar sobre estos cambios mantendrá la póliza alineada con las cifras reales de la nómina salarial y evitará grandes diferencias al momento de la auditoría, lo que puede resultar en cargos inesperados.

También, identifique las tareas laborales de los empleados. Si tiene empleados de oficina o de ventas externos, se le pedirá que indique al menos tres tareas laborales que realizan (por empleado).

Al momento de la auditoría

Para que todo transcurra lo más fluidamente posible durante una auditoría, es bueno contar con una persona que esté familiarizada con las operaciones comerciales y los registros de la nómina salarial, que esté disponible durante el proceso para proporcionar los registros y responder a las preguntas del auditor.

Documentación necesaria

Aquí tiene una lista de verificación para ayudarle a reunir los recursos adecuados para prepararse para su auditoría:

  • Declaraciones trimestrales de impuestos: Presentación de impuestos trimestrales del estado de California (DE9/DE9C) o declaración trimestral de impuestos federales (941).
  • Registros de nómina salarial resumidos por empleado y códigos de clasificación que muestran salarios brutos, salarios por horas extra, horas trabajadas y deducciones.

Si no tiene una nómina salarial documentada, como se mencionó anteriormente, se requieren los siguientes registros: 

  • Declaraciones de impuestos federales con todos los anexos (por ejemplo, 1040 Anexo C, Corp 1120, etc.).
  • Libro mayor o estados de cuenta bancarios con el registro de cheques o todos los cheques cancelados emitidos durante el periodo de la póliza.
  • Registros de pagos en efectivo.

Registros adicionales que podrían solicitarse

  • Fichas de control de asistencia:
    • Si la nómina salarial de un empleado se divide entre dos o más clasificaciones, se requieren copias de sus fichas de control de asistencia y los talones de pago correspondientes para cualquier (1) periodo de pago durante el periodo de la póliza. Las fichas de control de asistencia deben mostrar las horas trabajadas en cada operación clasificada por separado y el salario total ganado por cada operación.
    • Nómina salarial de doble salario de la construcción: Debe proporcionar copias de las fichas de control de asistencia y los talones de pago correspondientes para cualquier (1) periodo de pago durante el periodo de póliza para todos los empleados de salario alto para calificar para cualquier clasificación de salario alto/clasificación baja, como Carpintería 5432 y Plomería 5187. Las fichas de control de asistencia deben mostrar las horas trabajadas, los horarios de inicio/finalización diarios, los salarios por hora y la descripción del trabajo.
  • Registros de contrato o trabajo diario: Fechas y montos de pagos, números de licencia y certificados de seguro.
  • Formularios 940 y 941.
  • Formularios W-2 y W-3.
  • Formularios 1096 y 1099.
  • Declaración Federal de Impuestos sobre la Renta.
  • Lista de funcionarios, empleados administrativos y vendedores externos.
  • Nóminas salariales certificadas para trabajos de cierre (OCIP/CCIP/SEWUP).
  • Libro mayor y registro de cheques.
  • Estado de cuenta bancario con cheques cancelados.
  • Declaración de pérdidas y ganancias.
  • Diarios de desembolso en efectivo.
  • Diario de ventas/Recibos de caja.
  • Registros de costos laborales, contratos y facturas.
  • Ingresos brutos.
  • Costos de materiales.