State Compensation Insurance Fund (State Fund) brinda acceso público a los registros que mantenemos de acuerdo con los siguientes procedimientos.
Las solicitudes de registros pueden dirigirse a la Oficina de Registros Públicos del State Fund. La Oficina de Registros Públicos del State Fund facilita nuestras respuestas a las solicitudes de la Ley de Registros Públicos de California.
Al dirigir su solicitud a la Oficina de Registros Públicos, nos resulta más fácil responder, rastrear y procesar su solicitud con prontitud. Puede comunicarse con nuestra Oficina de Registros Públicos a través de:
- Teléfono (888) 724-3237
- Fax (707) 624-4596
- Correo electrónico PublicRecords@scif.com
- Correo postal:
State Compensation Insurance Fund
Public Records Office
1010 Vaquero Circle, Suite 1171
Vacaville, CA 95688
Identificación de Solicitantes
No es necesario que proporcione una identificación ni el motivo de su solicitud. Sin embargo, si desea que le envíen registros, necesitaremos suficiente información de contacto.
Se recomiendan solicitudes por escrito
Las solicitudes por escrito nos ayudan a garantizar que identifiquemos correctamente los registros que busca.
Las solicitudes pueden presentarse:
- En línea
- Formulario de solicitud de registros en formato electrónico o descargable;
- Correo Postal de los Estados Unidos
- Envíe su formulario de solicitud de registros a State Compensation Insurance Fund, Public Records Office, 1010 Vaquero Circle, Vacaville, CA 95688. Escriba “CALIFORNIA PUBLIC RECORDS ACT REQUEST” en su solicitud y en el sobre;
- Oralmente
- Las solicitudes se pueden hacer por teléfono o de forma presencial. Cuando las solicitudes se realizan oralmente, el personal de State Fund confirmará su solicitud por escrito para asegurar que se haya entendido correctamente.
Definición de registros
Los “registros” incluyen cualquier escrito que State Fund posea, use o mantenga para su conveniencia en el desempeño de su deber público. El escrito incluye información grabada o almacenada en papel, medios electrónicos, cintas de audio y/o video.
Exenciones
State Fund proporcionará acceso a todos los registros públicos previa solicitud, a menos que los registros que usted busque se consideren exentos según la ley y estén exentos de divulgación. Ejemplos de registros exentos incluyen asegurados individuales de State Fund, información protegida sobre otras personas, secretos comerciales, privilegio abogado-cliente, producto del trabajo, etc.
Cuando sea posible, State Fund eliminará la información exenta de los registros y proporcionará el resto del registro.
Identificación de registros
Para ayudar a State Fund a procesar las solicitudes de registros con prontitud, sea lo más específico posible sobre el contenido de los registros que busca. Si no podemos identificar el registro que se solicita, el personal de State Fund lo ayudará a refinar su solicitud.
Inspección de los registros públicos
Durante nuestro horario comercial habitual, State Fund pondrá los registros que mantenemos disponibles para su inspección. Para comodidad del público, los registros generalmente se proporcionan por correo o electrónicamente. State Fund produce numerosas publicaciones, como sus Informes Anuales, estas Directrices para el acceso a los registros públicos, y otras publicaciones del Fondo Estatal, y están disponibles gratuitamente en su sitio web: www.StateFundCA.com o previa solicitud.
Otros tipos de registros pueden tardar más en estar disponibles. Dichos tipos de registros incluyen los que usa actualmente el personal de State Fund; registros que deben ubicarse, o registros que deben revisarse para obtener información exenta de divulgación. Una vez que los registros estén disponibles, estableceremos un horario mutuamente acordado para que usted regrese a verlos.
Procesamiento de solicitudes para copias de registros
State Fund responderá dentro de los 10 días posteriores a la recepción de su solicitud con información sobre el procesamiento de su solicitud. La carta dentro de los 10 días incluirá un estimado de cuándo estarán disponibles sus registros. El período inicial de 10 días puede extenderse hasta por 14 días adicionales si necesitamos:
- Comunicarnos con las oficinas de campo.
- Inspeccionar una gran cantidad de registros.
- Consultar con otras divisiones o agencias.
- Participar en la programación informática, compilación o extracción de datos para producir el registro.
- Ubicar documentos almacenados fuera del sitio.
Costos
Actualmente, State Fund proporciona copias de registros de forma gratuita cuando:
- Las copias físicas tienen un total de menos de 250 páginas.
- Los registros se entregan en tres o menos CD/DVD.
- Los registros se entregan electrónicamente por correo electrónico.
State Fund podrá cobrar por copias de registros cuando:
- Las copias físicas tengan un total de 250 páginas o más: 10 centavos por página (para 8-1/2 x 11 copias; se pueden aplicar cargos adicionales para documentos de mayor tamaño, incluidos los anexos).
- Los registros se entregan en cuatro o más CD/DVD: $5.00 cada uno.
Se puede condonar el costo de las copias si los costos de la duplicación son menores que los costos de procesar el pago. Código Civil §1798.33.
Si su solicitud requiere recopilación, extracción o programación de datos para producir los registros, usted deberá asumir el costo de producir el registro. Los costos pueden incluir el costo de programación y servicios informáticos. En tales casos, recibirá un estimado de los cargos y se le pedirá que presente el pago antes de que comience el trabajo.
Aceptamos pagos por copias, compilación, extracción o programación de datos mediante cheque o giro postal pagadero a State Compensation Insurance Fund. No se aceptará efectivo. El pago debe recibirse y liquidarse antes de que procesemos los registros solicitados. El pago debe enviarse por correo a State Fund Public Records Office, 1010 Vaquero Circle, Vacaville, CA 95688.
Estatutos relevantes
La Constitución de California, Artículo I, Sección 3(b) y la Ley de Registros Públicos de California (Código de Gobierno §§ 7920.000-7931.000) rigen el acceso a los registros públicos de las agencias gubernamentales estatales y locales de California.
Información adicional
State Fund publicará una copia de estas directrices en un lugar público y visible de nuestras oficinas y proporcionará una copia gratuita previa solicitud.