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Documentación e Informes Requeridos por CalOSHA
La División de Salud Ocupacional de California (California Division of Occupational Health, o CalOSHA) requiere llevar registros documentados e informar acerca de la seguridad en el lugar de trabajo. Los registros requeridos incluyen el Registro OSHA 300 y los documentos relativos al análisis de peligros para la seguridad, inspecciones e investigaciones de accidentes. Las reglamentaciones relacionadas con ciertos peligros específicos, como el asbesto, el buceo, la minería, etc., también tienen requisitos adicionales de documentación. El llevar cuenta de todos los requisitos de documentación es una tarea ardua.
El registro OSHA 300 es probablemente el que mejor conozcan los trabajadores y los empleadores. Registra todas las muertes relacionadas con el trabajo, junto con las lesiones y enfermedades que requieren más que un tratamiento de primeros auxilios. Es obligatorio exhibir públicamente en el lugar de trabajo un resumen anual de lesiones y enfermedades. Algunas empresas pequeñas (con menos de 10 empleados) y ciertas industrias pueden tener exenciones limitadas a este requisito de documentación. Todos los empleadores tienen que avisar a la oficina de Cal/OSHA cualquier lesión grave, enfermedad or muerte de sus empleados inmediatemente, dentro de no más que 8 horas después que el empleador se haya dado cuenta o que se haya dado cuenta por medio de una investigación diligente. Si el empleador puede demostrar que existieron circunstancias exigentes, entonces, el incidente puede ser reportado dentro las 24 houras después del incidente. Para obtener instrucciones sobre el Registro 300, vea el artículo Required Recordkeeping Procedures del State Fund Loss Control Bulletin en http://www.scif.com/safety/losscontrol/Article.asp?ArticleID=311. Para obtener instrucciones sobre el informe de enfermedades y lesiones que requieren un tratamiento más allá de primeros auxilios, consulte First Aid Reporting Requirements en http://www.scif.com/safety/losscontrol/Article.asp?ArticleID=301.
CalOSHA también exige que los empleadores tengan registros de las evaluaciones de peligros y de las medidas correctivas tomadas para reducir o controlar los riesgos de seguridad en el ambiente de trabajo. El análisis de peligros en el trabajo (JHA) evalúa las tareas laborales de un trabajador, las herramientas, los equipos y los procedimientos para determinar el nivel de riesgos para la seguridad y cómo controlarlos. También examine y planifique en relación con los peligros de las nuevas herramientas, equipos, productos químicos, tareas y ambientes de trabajo. Llevar registros de estas evaluaciones y esfuerzos para reducir riesgos puede documentar que una empresa ha trabajado diligentemente para proteger a los trabajadores. Comuníquese con los empleados acerca de estas evaluaciones, a fin de que tomen conciencia de los peligros en el trabajo y puedan trabajar con mayor seguridad.
Las inspecciones periódicas de seguridad en el lugar de trabajo identifican los peligros en dicho lugar de trabajo. Lleve registros de todos los peligros identificados y de las medidas tomadas para corregirlos. Investigue todos los accidentes de sus empleados y los casi accidentes, a fin de determinar cuál es la causa de fondo del accidente. Documente las acciones correctivas que se tomen para reducir el riesgo de sufrir más accidentes. Tome las mismas medidas cuando investigue las quejas de los empleados, registrando el proceso de investigación y las medidas correctivas necesarias. Comunique a los empleados los resultados de las inspecciones, las investigaciones de accidentes y las respuestas a las quejas.
El entrenamiento de seguridad es un componente clave para que los empleados tomen conciencia de los riesgos y peligros relacionados con sus tareas, junto con los procedimientos de trabajo adecuados y los equipos de protección personal que preservan su seguridad. El entrenamiento general en seguridad puede incluir la ergonomía, primeros auxilios, RCP (reanimación cardiopulmonar), y la prevención de lesiones y enfermedades. El entrenamiento específico en las tareas y la seguridad frente a los peligros puede enfocarse en el uso de productos químicos, la protección contra las caídas, bloqueo/etiquetado, etc. Lleve registros de todo el entrenamiento de sus empleados en materia de seguridad.
Con todos estos registros, puede ser confuso saber cuánto tiempo se deben guardar los registros de seguridad. Los requisitos de almacenamiento varían entre 1, 3 y 5 años. Consulte los reglamentos específicos que se aplican a su industria, pero lo mejor es guardar los registros de seguridad y entrenamiento durante 5 años. Tenga en cuenta que algunos reglamentos tienen requisitos y plazos separados para la conservación de registros. Por ejemplo, se requiere conservar los registros de entrenamiento en el asbesto un año más allá de la última fecha de empleo de un trabajador. Los registros médicos del empleado deben mantenerse durante la duración del empleo más 30 años.
Los requisitos de aviso público de CalOSHA aseguran que usted comunique lo relativo a seguridad y peligros en el lugar de trabajo. Todo lugar de trabajo debe colocar el afiche Job Safety and Health Protection (Seguridad laboral y protección de la salud) en un área visible. Se deben colocar en un lugar público copias de todas las citaciones de CalOSHA durante 3 días o hasta que las infracciones se hayan corregidos. Por último, ponga en lugar público durante 3 días los avisos de investigaciones y quejas de CalOSHA y la respuesta requerida del empleador.
Los empleadores deben dar a sus empleados acceso a los registros de seguridad dentro de un plazo razonable (normalmente, un plazo de 7 días) y deben notificar a los empleados cuando el monitoreo indique que han estado expuestos a un peligro. Los empleados tienen derecho a la información y los registros acerca de productos químicos peligrosos en el lugar de trabajo (Hojas de datos de seguridad de materiales), el monitoreo de exposición a peligros, y sus propios registros de seguridad, de personal y médicos. Los empleados también tienen la responsabilidad de informar de todos los peligros, enfermedades, lesiones, accidentes y casi accidentes en el lugar de trabajo, para que puedan ser evaluados y prevenidos en el futuro.
Cumpla las leyes; lleve registros y documente sus esfuerzos y estadísticas de seguridad.
The above evaluations and/or recommendations are for general guidance only and should not be relied upon for legal compliance purposes. They are based solely on the information provided to us and relate only to those conditions specifically discussed. We do not make any warranty, expressed or implied, that your workplace is safe or healthful or that it complies with all laws, regulations or standards.
